Firma jednoosobowa potrzebuje informatyka głównie w trzech momentach: na starcie, żeby poprawnie ustawić domenę, pocztę i kopie, przy zmianach, takich jak przeprowadzka poczty czy nowa strona, oraz przy awarii. Codzienne rzeczy, czyli aktualizacje, hasła w menedżerze i drobne zmiany na stronie, zrobisz sam, jeśli ktoś raz dobrze je ustawi. Najdroższy wariant to brak decyzji: wszystko na prywatnym Gmailu, hasła w notesie i kopia, której nikt nigdy nie sprawdził.
Piszę z perspektywy kogoś, kto sam prowadzi jednoosobową działalność. Moja firma fotograficzna to formalnie działalność jednej osoby, choć pracuje ze mną dwóch operatorów i edytor. Wszystko z listy niżej musiałem kiedyś ustawić u siebie, a część psułem po drodze.
Co zrobisz sam
Aktualizacje
System na komputerze i telefonie, przeglądarka, programy. Włącz automatyczne aktualizacje i raz w tygodniu uruchom komputer ponownie, zamiast usypiać go miesiącami. To najtańsza ochrona, jaka istnieje.
Hasła
Menedżer haseł z jednym mocnym hasłem głównym. Każde konto dostaje inne, wygenerowane hasło. Kody odzyskiwania menedżera trzymasz w bezpiecznym miejscu, na przykład wydrukowane i schowane w domu.
Weryfikacja dwuetapowa
Włączasz ją sam, konto po koncie, zaczynając od poczty. Zajmuje kilka minut na konto, a odcina większość włamań na podstawie samego hasła.
Drobne zmiany na stronie
Godziny otwarcia, cennik, nowe zdjęcie, wpis na blogu. Jeśli do każdej takiej zmiany musisz dzwonić do informatyka, coś jest nie tak ze stroną, a nie z Tobą. Strony, które buduję, mają panel, w którym takie rzeczy robi się samemu, a WordPress ma swój edytor.
Co zlecić raz, na starcie
Domena i DNS
Domena zarejestrowana na Twoją firmę, a nie na wykonawcę. Wpisy DNS dla strony i poczty, z zabezpieczeniami SPF, DKIM i DMARC. Błąd w tym miejscu objawia się po tygodniach, na przykład tym, że maile do klientów lądują w spamie, a Ty o tym nie wiesz.
Poczta na domenie
Skrzynka w Google Workspace, Microsoft 365 albo u hostingodawcy, skonfigurowana na komputerze i telefonie. Przy przeprowadzce ze starej poczty dochodzi przeniesienie wiadomości tak, żeby nic nie zginęło.
Kopie zapasowe
Automat, który codziennie kopiuje dokumenty i pocztę, plus pierwszy test odtworzenia. Ustawia się to raz, a potem tylko sprawdza raporty. Plan dla małej firmy opisałem we wpisie o kopii zapasowej według zasady 3-2-1.
Spis dostępów
Jedna lista: rejestrator domeny, hosting, poczta, konto Google firmy, wizytówka w Google, bank, program do faktur, licencje z datami odnowień. Lista trafia do menedżera haseł, a nie do arkusza na pulpicie.
Kto robi co
| Zadanie | Ty | Informatyk raz | Opieka albo zgłoszenie |
|---|---|---|---|
| Aktualizacje komputera i telefonu | tak | – | – |
| Menedżer haseł, weryfikacja dwuetapowa | na co dzień | ustawienie na start | – |
| Domena, DNS, SPF, DKIM, DMARC | – | tak | przy zmianach |
| Poczta na domenie | – | tak | przy przeprowadzce |
| Kopie zapasowe | czytanie raportów | konfiguracja i test | test raz na kwartał |
| WordPress z płatnymi wtyczkami | treści | – | aktualizacje i licencje |
| Odnowienia domen i licencji | – | – | przypomnienia z wyprzedzeniem |
| Awaria, włamanie, utrata dostępu | – | – | zgłoszenie |
Plan na dzień, w którym padnie laptop
W firmie jednoosobowej laptop to często całe biuro. Gdy padnie w środku tygodnia, liczy się, jak szybko wrócisz do pracy na innym urządzeniu. Sprawdź to na sucho, zanim będzie potrzebne:
- czy wszystkie firmowe pliki są w chmurze, łącznie z tymi, które leżą na pulpicie,
- czy zalogujesz się do menedżera haseł z telefonu albo z pożyczonego komputera,
- czy weryfikacja dwuetapowa nie jest przywiązana tylko do tego laptopa,
- czy wiesz, gdzie leżą kody odzyskiwania do poczty i menedżera haseł,
- czy program do faktur działa w przeglądarce, czy tylko na jednym komputerze.
Jeśli na wszystkie pytania odpowiadasz twierdząco, awaria laptopa to kłopot na jedno popołudnie, a nie na tydzień. Jeśli przy którymś się wahasz, od niego zacznij porządki.
Telefon też jest komputerem firmy
Na telefonie masz pocztę, bank, aplikację do weryfikacji dwuetapowej i zdjęcia dokumentów. Ustaw blokadę ekranu kodem, włącz funkcję lokalizowania i zdalnego wymazania zgubionego telefonu i aktualizuj system tak samo jak na komputerze. Aplikacje instaluj tylko ze sklepu Apple albo Google. Gdy zmieniasz telefon na nowy, przenieś najpierw aplikację do kodów jednorazowych, a stary wyczyść dopiero wtedy, gdy na nowym wszystko działa.
Sprzęt: kupić samemu czy z pomocą
Laptop i telefon kupisz sam, kierując się wygodą. Pomoc przydaje się przy rzeczach, które łączą się z resztą: drukarka sieciowa, router w biurze, dysk sieciowy na zdjęcia albo projekty. Tam źle wybrany sprzęt potrafi blokować pracę przez lata, a dobrze ustawiony działa bez zaglądania do niego.
Jak to rozliczać
Firma jednoosobowa rzadko potrzebuje abonamentu. U mnie pojedyncze sprawy rozliczam za czas pracy, bez minimalnej opłaty miesięcznej: ustawienie poczty, przeniesienie domeny, odzyskanie dostępu. Stała opieka ma sens dopiero wtedy, gdy masz kilka domen, skrzynek i licencji z różnymi terminami odnowień albo stronę na WordPressie z płatnymi wtyczkami. Tak jest u DBAR, firmy doradczej, gdzie w rocznej opiece są hosting, cztery domeny, certyfikaty SSL, wtyczki i skrzynka pocztowa.
Przy rozliczaniu za czas poproś o krótki opis każdej sprawy: co było zrobione, ile trwało, co zostało do zrobienia. Po roku masz z tego historię swojego IT, która przyda się każdemu następnemu informatykowi. Widać w niej też, które sprawy wracają co kwartał. Jeśli ta sama rzecz powtarza się trzeci raz, zwykle taniej jest ją raz porządnie naprawić, niż płacić za gaszenie pożaru przy każdym nawrocie.
Jak wybrać informatyka
- Pyta o to, jak pracujesz, zanim zaproponuje sprzęt albo abonament.
- Dostępy zapisuje w menedżerze haseł należącym do Ciebie, a nie w swoim notesie.
- Rejestruje domenę i konta na Twoją firmę.
- Mówi wprost, kiedy wystarczy gotowa usługa bez jego udziału.
- Przyjmuje sprawy zdalnie, bo większość rzeczy w małej firmie da się zrobić bez przyjazdu.
Uważaj na kogoś, kto na pierwszym spotkaniu proponuje serwer w szafie, drogie oprogramowanie i umowę na trzy lata. W firmie jednoosobowej prawie zawsze wystarczą usługi w chmurze, porządnie ustawione.
Co przygotować na pierwszą rozmowę
Listę urządzeń (laptop, telefon, drukarka), adres strony i poczty, nazwy programów, z których korzystasz, i trzy rzeczy, które dziś najbardziej Cię irytują. Ta ostatnia lista mówi najwięcej. Zwykle od niej zaczynamy, bo daje odczuwalną ulgę już pierwszego dnia, a porządkowanie reszty idzie potem spokojnie, krok po kroku.
Jeśli prowadzisz firmę sam i chcesz to uporządkować, opisz swoją sytuację przez formularz. Więcej o tym, czym się zajmuję, na stronie pomoc IT dla firm.