Adres firma.krakow@gmail.com na wizytówce wygląda jak firma, która dopiero startuje albo za chwilę zniknie. Adres jan@twojafirma.pl wygląda poważnie i zostaje z firmą, nawet gdy zmieni się dostawca poczty. To jednak dopiero połowa sprawy. Druga połowa to ustawienia, dzięki którym maile z firmowego adresu w ogóle dochodzą do odbiorców, a nie lądują w spamie.
Domena i skrzynki
Domena firmy (twojafirma.pl) to podstawa: na niej działa strona i poczta. Skrzynki mogą działać u hostingodawcy strony, w Google Workspace albo w Microsoft 365. Wybór zależy od tego, z czego już korzystasz: jeśli zespół pracuje w dokumentach Google, wygodniej zostać przy Google, jeśli w Wordzie i Teams, przy Microsofcie. Ważne, żeby domena była zarejestrowana na firmę, a nie na byłego pracownika albo poprzednią agencję.
SPF, DKIM i DMARC
To trzy wpisy w ustawieniach domeny, które potwierdzają skrzynkom odbiorców, że mail naprawdę pochodzi od Ciebie:
- SPF wymienia serwery, które mogą wysyłać pocztę w imieniu Twojej domeny.
- DKIM podpisuje każdą wiadomość cyfrowo, więc odbiorca wie, że nikt jej po drodze nie zmienił.
- DMARC mówi skrzynkom odbiorców, co zrobić z mailem, który podaje się za Twój, a nie przechodzi kontroli: odrzucić go albo odłożyć do spamu.
Według wskazówek Gmaila dla nadawców każda firma wysyłająca pocztę do Gmaila musi mieć SPF albo DKIM, a wysyłający ponad 5000 wiadomości dziennie wszystkie trzy. Przy mniejszej skali komplet też się opłaca: maile rzadziej trafiają do spamu. Ustawiłem je dla domen moich firm, łącznie z DMARC w trybie, który odsyła podszywające się maile do spamu.
Dlaczego DMARC chroni Twoich klientów
Bez DMARC każdy może wysłać mail, który w polu nadawcy ma Twój adres. Tak wyglądają fałszywe faktury z podmienionym numerem konta. Klient widzi znaną firmę i płaci oszustowi. DMARC nie zatrzyma wszystkich prób, ale sprawia, że skrzynki odbiorców odrzucają maile, które nie przeszły kontroli.
Newsletter osobno
Masowej wysyłki nie robi się ze zwykłej skrzynki. Kilkaset maili naraz z firmowego konta potrafi skończyć się blokadą skrzynki i spadkiem zaufania do całej domeny. Newsletter idzie przez osobną usługę do wysyłek, a skrzynka zostaje do rozmów z klientami.
Konfigurację poczty i domen robię w ramach pomocy IT dla firm. Napisz przez formularz adres swojej domeny: sprawdzę, czy SPF, DKIM i DMARC są ustawione, i odpiszę, co poprawić.