Microsoft 365 wybierz, gdy firma pracuje w Wordzie i Excelu na komputerze, wymienia pliki z księgową i kontrahentami w formatach Office albo nie wyobraża sobie dnia bez Outlooka. Google Workspace wybierz, gdy zespół pracuje głównie w przeglądarce i na telefonie, razem edytuje dokumenty i chce jak najprostszej obsługi. Oba pakiety dają pocztę na Twojej domenie, kalendarze, dysk w chmurze, wideorozmowy i panel administratora. Jeśli potrzebujesz tylko poczty, jest jeszcze trzecia droga: skrzynki u dostawcy hostingu.
Co sprawdziłem w dokumentacji
Plany i limity zmieniają się co jakiś czas, więc przed napisaniem tego wpisu sprawdziłem je u źródła 28 października 2026: w cenniku Google Workspace i w opisach usług Microsoftu: plany Microsoft 365, limity skrzynek i OneDrive. Cen nie przepisuję, bo zależą od rozliczenia miesięcznego albo rocznego i zmieniają się częściej niż ten wpis.
| Sprawa | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Plany dla małych firm | Business Starter, Standard, Plus | Business Basic, Standard, Premium |
| Maksymalna liczba osób | 300 | 300 |
| Miejsce na dane | 30 GB na osobę w Starter, 2 TB w Standard, 5 TB w Plus, wspólne dla całej firmy | skrzynka 100 GB i OneDrive 1 TB na osobę |
| Programy na komputer | praca w przeglądarce | Word, Excel, Outlook na komputer od planu Standard; w Basic wersje w przeglądarce i na telefon |
| Wideorozmowy | Meet, do 100 osób w Starter, 150 w Standard, 500 w Plus | Teams we wszystkich planach |
Kiedy Microsoft 365
Jeśli Twoja księgowa przysyła zestawienia w Excelu, kontrahenci odsyłają umowy w Wordzie ze śledzeniem zmian, a ktoś w firmie ma arkusze z makrami, Microsoft 365 oszczędzi Ci kłopotów z formatowaniem. Pliki Office otwierają się w Google, ale złożone arkusze i dokumenty z polami formularzy potrafią się rozjechać.
Drugi powód to Outlook. Osoby, które od lat pracują w Outlooku z regułami, folderami i kalendarzem współdzielonym z sekretariatem, źle znoszą przesiadkę na Gmaila w przeglądarce. Trzeci to Teams, jeśli Twoi więksi klienci właśnie w nim zapraszają na spotkania.
Uwaga na najtańszy plan Business Basic: nie ma w nim programów Office na komputer, tylko wersje w przeglądarce i na telefonie. Kto przychodzi z Wordem zainstalowanym na laptopie, zwykle potrzebuje planu Standard.
Kiedy Google Workspace
Workspace wygrywa prostotą. Zespół pracuje w przeglądarce, na dowolnym komputerze i telefonie, a dokumenty edytuje kilka osób naraz bez wysyłania plików mailem. Panel administratora jest czytelny nawet dla właściciela, który nie zna się na IT. Firmy, w których połowa ludzi pracuje w terenie, na telefonach, zwykle szybciej przyzwyczajają się do Gmaila i Dysku niż do Outlooka i OneDrive.
W planie Standard dochodzą rzeczy, które małej firmie usługowej mogą zastąpić osobne narzędzia: strony do rezerwacji spotkań w kalendarzu, nagrywanie spotkań i podpisy elektroniczne w dokumentach. Uwaga na Business Starter: 30 GB na osobę to miejsce wspólne dla poczty, dysku i zdjęć. Firma, która trzyma w chmurze zdjęcia z realizacji albo filmy, wyczerpie je szybko.
Trzecia droga: sama poczta u dostawcy hostingu
Nie każda firma potrzebuje pakietu biurowego. Jednoosobowa działalność, która pisze dokumenty w zainstalowanym programie i trzyma pliki na własnym dysku w chmurze, może poprzestać na skrzynce u dostawcy hostingu. Tak działa poczta kontakt@websly.pl: skrzynka w planie pocztowym dostępnym przy hostingu, z poprawnie ustawionymi zabezpieczeniami domeny, bez pakietu biurowego. Do jednej marki prowadzonej przez jedną osobę to wystarcza.
Granica przebiega tam, gdzie zaczyna się zespół. Wspólne kalendarze, dokumenty edytowane przez kilka osób, odbieranie dostępu odchodzącym pracownikom z jednego panelu: to już robota dla Workspace albo Microsoft 365.
Jak wybrać w praktyce
| Jeśli w firmie | Raczej |
|---|---|
| pracujecie w Excelu z makrami i w Wordzie na komputerze | Microsoft 365 Business Standard |
| pracujecie w przeglądarce, często na telefonach | Google Workspace |
| klienci zapraszają Was na spotkania w Teams | Microsoft 365 |
| chcecie razem edytować dokumenty bez wysyłania plików | Google Workspace |
| trzymacie dużo zdjęć i filmów w chmurze | Workspace Standard albo Microsoft 365, nie Starter |
| potrzebujecie tylko poczty na domenie dla jednej osoby | skrzynka u dostawcy hostingu |
Gdy kryteria się remisują, decyduje przyzwyczajenie zespołu. Pakiet, w którym ludzie czują się pewnie, będzie lepiej wykorzystany niż teoretycznie lepszy, z którym każdy walczy.
Ile kont naprawdę potrzebujesz
Oba pakiety liczą opłatę za osobę, więc przed zakupem policz ludzi, a nie adresy. Adresy w rodzaju biuro@, faktury@ czy rekrutacja@ nie muszą być osobnymi kontami. Mogą być aliasami, czyli dodatkowymi adresami, które trafiają do skrzynki konkretnej osoby, albo skrzynką wspólną, do której ma dostęp kilka osób. Microsoft 365 ma skrzynki współdzielone, a Google Workspace grupy z adresem e-mail. Dzięki temu firma pięcioosobowa płaci za pięć kont, a nie za dwanaście adresów, które zebrały się przez lata.
Uważaj za to na jedno konto dzielone przez kilka osób z tym samym hasłem. Takie konto nie ma właściciela, nie da się sensownie włączyć dla niego weryfikacji dwuetapowej, a po odejściu jednej z osób trzeba zmieniać hasło wszystkim.
Przeprowadzka z jednego do drugiego
Zmiana pakietu jest możliwa w obie strony. Oba mają narzędzia do przeniesienia poczty, kalendarzy i plików, a w Workspace Standard jest do tego osobne narzędzie migracji. Kolejność jest zawsze ta sama: zakładasz konta w nowym pakiecie, kopiujesz dane, przestawiasz w DNS rekordy MX, czyli adres, pod który świat wysyła Twoją pocztę, i przez kilka dni pilnujesz, czy nic nie trafia do starej skrzynki. Przy pięciu osobach to praca na dzień albo dwa, zwykle w piątek po południu, żeby poniedziałek zaczął się już w nowym miejscu.
Czego żaden pakiet nie załatwi za Ciebie
Ani Microsoft, ani Google nie zastąpi niezależnej kopii zapasowej. Skasowana skrzynka albo folder wracają tylko przez określony czas, a potem znikają. Plan kopii dla małej firmy opisałem we wpisie o zasadzie 3-2-1. Drugi obowiązek to weryfikacja dwuetapowa dla wszystkich kont, którą oba pakiety pozwalają wymusić z panelu administratora. Jak to zrobić krok po kroku, jest we wpisie o weryfikacji dwuetapowej w firmie.
Trzecia rzecz to zabezpieczenia domeny: SPF, DKIM i DMARC. Pakiet daje wartości do wpisania, ale wpisać je w DNS musi ktoś, kto ma dostęp do domeny. Bez nich firmowe maile częściej lądują w spamie, o czym piszę we wpisie o poczcie firmowej na własnej domenie.
Pomagam wybrać pakiet, zakładam konta, przenoszę pocztę i ustawiam zabezpieczenia w ramach pomocy IT dla firm. Napisz przez formularz, ile osób pracuje w firmie, z czego korzystacie dziś i co Wam w tym przeszkadza.