Mail z formularza trafia do spamu najczęściej dlatego, że strona wysyła go na skróty: funkcją serwera, z adresu bez skrzynki i bez podpisu domeny albo w imieniu klienta, który wpisał w formularzu swój adres z Gmaila. Skrzynka odbiorcy dostaje wiadomość, której nikt nie potwierdził, i odkłada ją na bok. Naprawa ma trzy kroki: wysyłka przez SMTP z prawdziwej skrzynki na Twojej domenie, adres klienta w polu „Odpowiedz do” zamiast w polu „Od” i zapis każdego zapytania w bazie, żeby nic nie zależało od jednego maila.
Piszę to z własnego doświadczenia. Pierwsza wersja formularza na websly.pl, uruchomiona 30 września 2026, wysyłała zapytania funkcją mail() z adresu formularz@websly.pl. Domena nie miała wtedy jeszcze poczty ani wpisów SPF i DKIM. Testowe zapytanie doszło, tyle że do folderu spam. Jeszcze tej samej nocy formularz przeszedł na wysyłkę przez SMTP ze skrzynki kontakt@websly.pl, a kolejny test wylądował w Odebranych.
Skąd skrzynka wie, że mail jest podejrzany
Każda duża poczta, od Gmaila po Outlooka, sprawdza przy odbiorze, czy serwer, który przysłał wiadomość, ma prawo wysyłać w imieniu domeny z pola „Od”. Służą do tego wpisy w DNS domeny:
- SPF: lista serwerów, które mogą wysyłać pocztę z Twojej domeny,
- DKIM: cyfrowy podpis, który serwer poczty dokleja do każdej wiadomości,
- DMARC: instrukcja dla odbiorcy, co zrobić z mailem, który nie przeszedł SPF ani DKIM.
Google od 1 lutego 2024 roku wymaga od każdego, kto wysyła pocztę do skrzynek w Gmailu, co najmniej SPF albo DKIM dla domeny nadawcy. Kto wysyła ponad 5000 wiadomości dziennie, musi mieć wszystkie trzy wpisy (wymagania Google dla nadawców, sprawdzone 28.10.2026). Formularz na stronie wysyła mało, ale pierwsza zasada dotyczy też jego.
Jak ustawić te wpisy dla całej firmowej poczty, opisałem we wpisie o poczcie firmowej na własnej domenie. Tutaj zajmuję się tym, co dotyczy samych formularzy.
Cztery błędy, przez które formularz ląduje w spamie
1. Wysyłka funkcją serwera zamiast ze skrzynki
Wiele formularzy, zwłaszcza w starszych motywach WordPressa i prostych skryptach PHP, wysyła maile funkcją mail() serwera hostingowego. Taka wiadomość wychodzi z maszyny, która obsługuje setki innych stron. Nie loguje się do żadnej skrzynki i często nie ma podpisu DKIM Twojej domeny. Dla odbiorcy to anonim.
2. Adres klienta w polu „Od”
Formularz ustawia jako nadawcę adres wpisany przez klienta, na przykład jan.kowalski@gmail.com, żeby w skrzynce dało się kliknąć „Odpowiedz”. Wygląda to wygodnie, tylko że serwer Twojej strony nie ma prawa wysyłać w imieniu gmail.com. SPF i DKIM wypadają negatywnie, a Google w wymaganiach dla nadawców wprost zabrania podszywania się pod adresy Gmaila w polu „Od”.
3. Nadawca w domenie bez poczty
Adres w rodzaju formularz@twojafirma.pl, dla którego nie istnieje skrzynka, a domena nie ma SPF ani DKIM. Tak było u mnie na starcie. Odbiorca nie może sprawdzić, kto wysłał wiadomość, a odpowiedź na taki adres wraca jako niedoręczona.
4. Wiadomość, która wygląda jak automat
Temat „Nowa wiadomość”, treść złożona z samych pól i linków, krzaki zamiast polskich liter, bo skrypt źle ustawił kodowanie. Każda z tych rzeczy osobno rzadko przesądza o spamie, ale wszystkie dokładają się do oceny filtra. Lepszy temat to „Zapytanie ze strony: wycena strony dla warsztatu, Jan Kowalski”.
Jak sprawdzić, gdzie leży problem
Wyślij zapytanie przez własny formularz na adres w Gmailu. Otwórz wiadomość, kliknij trzy kropki i wybierz „Pokaż oryginał”. Na górze Gmail pokaże trzy wiersze: SPF, DKIM i DMARC, każdy z wynikiem PASS albo FAIL. Niżej, w nagłówkach, zobaczysz, z jakiego serwera przyszła wiadomość i jaki adres stał w polu „Od”.
- SPF i DKIM na FAIL, nadawca z Twojej domeny: formularz wysyła z serwera spoza listy SPF i bez podpisu. Rozwiązanie: wysyłka przez SMTP.
- SPF i DKIM na FAIL, nadawca z gmail.com albo innej obcej domeny: formularz podszywa się pod klienta. Rozwiązanie: Twój adres w „Od”, adres klienta w „Odpowiedz do”.
- Wszystko na PASS, a mail dalej w spamie: przyjrzyj się treści i sprawdź, czy domena albo serwer nie trafiły na listę blokowanych nadawców.
Ustawienia, które działają
| Ustawienie | Źle | Dobrze |
|---|---|---|
| Sposób wysyłki | funkcja mail() serwera | SMTP z logowaniem do skrzynki |
| Pole „Od” | adres klienta z formularza | skrzynka na Twojej domenie |
| Pole „Odpowiedz do” | puste | adres klienta z formularza |
| Domena nadawcy | bez SPF i DKIM | SPF, DKIM i DMARC |
| Kopia zapytania | tylko mail | zapis w bazie albo w panelu |
Na websly.pl formularz loguje się do serwera poczty na porcie 465, a hasło do skrzynki leży w pliku poza katalogiem strony, do którego przeglądarka nie ma dostępu. W WordPressie ten sam efekt daje wtyczka do wysyłki przez SMTP: wpisujesz w niej serwer poczty, port, login i hasło skrzynki, a formularze zaczynają wysyłać przez nią. Google Workspace i Microsoft 365 mają własne zasady logowania do SMTP, więc przed konfiguracją przeczytaj instrukcję swojego dostawcy.
Zapytanie nie może zależeć od jednego maila
Nawet dobrze ustawiona poczta czasem zawodzi: skrzynka się zapełni, hasło wygaśnie, ktoś przez pomyłkę oznaczy wiadomość jako spam. Dlatego na stronach, które buduję, formularz najpierw zapisuje zapytanie w bazie, a mail jest tylko powiadomieniem. Na websly.pl od 1 października 2026 każde zapytanie trafia do panelu z numerem, datą i statusem, a kopia idzie do Centrali, czyli systemu, w którym zbieram zdarzenia ze wszystkich moich stron. Jeśli mail nie dojdzie, zapytanie i tak czeka na liście.
W WordPressie podobnie działa zapis wysłanych formularzy w bazie, który ma część wtyczek formularzy albo osobna wtyczka do tego celu. Co jakiś czas porównaj tę listę ze skrzynką. Jeśli w bazie jest zapytanie, którego nie było w poczcie, wiesz, że coś gubi wiadomości.
Druga sprawa to potwierdzenie dla klienta. Część formularzy wysyła mu automatyczną odpowiedź „dziękujemy, odezwiemy się”. Ona też wychodzi z Twojej domeny, więc podlega tym samym zasadom. Jeśli trafia do spamu klienta, ten myśli, że formularz nie zadziałał, i wysyła zapytanie do konkurencji. Prostsze rozwiązanie to strona z podziękowaniem po wysłaniu formularza, na której piszesz, kiedy klient może spodziewać się odpowiedzi.
Co zrobić dziś, w kwadrans
- Wyślij testowe zapytanie przez swój formularz na adres w Gmailu i na adres firmowy.
- W Gmailu otwórz „Pokaż oryginał” i sprawdź SPF, DKIM, DMARC oraz adres w polu „Od”.
- Jeśli w „Od” jest adres klienta albo SPF i DKIM mają FAIL, zanotuj to i przekaż osobie, która opiekuje się stroną.
- Przejrzyj folder spam w skrzynce firmowej za ostatnie tygodnie. Zapytanie sprzed miesiąca da się jeszcze uratować, odpisując z przeprosinami.
Jeśli wolisz to zlecić, ustawiam wysyłkę formularzy, pocztę na domenie i zapis zapytań w ramach pomocy IT dla firm. Napisz przez formularz, na jakiej stronie i z jaką pocztą pracujesz, a odpiszę, od czego zacząć.