Pusta godzina w grafiku to strata, której nie da się odrobić. Pacjent, który zapomniał o wizycie, nie zapłaci, a ktoś, kto chciał przyjść, dostał termin za dwa tygodnie. Rezerwacja online z przypomnieniem nie zlikwiduje nieobecności do zera, ale zamienia zapomnienie w odwołanie, a odwołany termin można oddać komuś innemu.
Rezerwacja wieczorem
Pacjent szuka gabinetu najczęściej wtedy, gdy ma czas: wieczorem, w weekend, w przerwie w pracy. Telefon w gabinecie wtedy nie odbiera. Kalendarz online, w którym widać wolne terminy każdego specjalisty, pozwala zarezerwować wizytę od razu, zamiast zapisywać sobie „zadzwonić jutro”, co często kończy się tym, że pacjent dzwoni gdzie indziej.
Przypomnienie dzień wcześniej
Najprostszy sposób na nieobecności to przypomnienie: mail przy rezerwacji i SMS dzień przed wizytą. W przypomnieniu jest link, którym pacjent odwołuje albo przekłada wizytę bez dzwonienia. Zwolniony termin od razu pojawia się w kalendarzu jako wolny.
Ankieta przed wizytą
Wywiad przed pierwszą wizytą zajmuje kilka minut z czasu wizyty. Pacjent może go wypełnić w telefonie w dniu rezerwacji, a Ty masz odpowiedzi przed jego wejściem. Tego samego mechanizmu używam we własnej firmie fotograficznej: klient wypełnia ankietę przed zleceniem w swoim panelu i nikt nie musi o nic dopytywać przez telefon.
Zaliczka przy części wizyt
Przy długich, drogich wizytach (zabiegi, pierwsza konsultacja na godzinę) można pobierać zaliczkę przy rezerwacji, przez płatności online. Pacjent, który zapłacił, przychodzi albo odwołuje z wyprzedzeniem. Zasady zaliczki muszą być jasno opisane w regulaminie przed płatnością.
Cennik i specjaliści na stronie
Rezerwacja działa lepiej, gdy pacjent wie, do kogo i za ile się zapisuje. Imię i nazwisko specjalisty, zdjęcie, doświadczenie, cena i czas wizyty. Ukrywanie cen kończy się telefonami z jednym pytaniem, a to dokładnie te telefony, które rezerwacja online miała zastąpić.
Dane o zdrowiu
Gabinet przetwarza dane o zdrowiu, więc formularz rezerwacji i ankieta muszą być zrobione ostrożnie: tylko potrzebne pola, dane na serwerze w Polsce, polityka prywatności dopasowana do art. 9 RODO, zgody zapisywane z datą. To część strony, nie dodatek po fakcie.
Wszystkie elementy strony gabinetu opisuję na stronie strona dla gabinetu. Napisz przez formularz, ilu specjalistów przyjmuje w gabinecie i jak dziś zapisujesz pacjentów: zaproponuję, od czego zacząć.