W wielu firmach umowa powstaje tak samo: otwierasz poprzednią umowę w Wordzie, zapisujesz pod nową nazwą i podmieniasz dane. Imię, adres, NIP, datę, kwotę, zakres. Raz na jakiś czas zostaje adres poprzedniego klienta albo stara kwota w jednym z paragrafów. Klient to zauważa, a Ty tłumaczysz się z pomyłki, która nie powinna się zdarzyć.
Jak działa umowa z wzoru
Wzór umowy to tekst z polami do wypełnienia: imię i nazwisko, adres, NIP, data, kwota, zakres usługi. Dane klienta są już w systemie, bo przyszły z formularza na stronie albo z pierwszej rozmowy. Wybierasz klienta i wzór, a dokument wypełnia się sam. Zostaje przeczytać i wysłać.
Jak to wygląda u mnie
W moim panelu jest 12 wzorów umów, od reportażu ślubnego po wydarzenia firmowe. Umowa wypełnia się danymi klienta i zlecenia, ustalone stawki (dojazd, nadgodziny, dopłaty) wstawiają się z ustawień, a klient akceptuje dokument online w swoim panelu. Treść zawartej umowy jest zapisana razem z datą i skrótem, który pozwala wykazać, że nikt jej później nie zmienił. Regulamin, do którego odsyła umowa, ma archiwum wersji, więc zawsze wiadomo, w jakim brzmieniu obowiązywał w dniu zawarcia.
Nie tylko umowy
Ten sam mechanizm działa dla ofert, protokołów odbioru, zleceń, potwierdzeń rezerwacji i pism do klientów. Każdy dokument, który dziś powstaje przez kopiowanie poprzedniego, da się zamienić we wzór. Dokumenty dostają kolejne numery same, bez prowadzenia osobnego rejestru w zeszycie.
Mniej pomyłek, mniej czasu
Najważniejsze nie jest to, że umowa powstaje szybciej. Najważniejsze, że dane wpisuje się raz, w jednym miejscu, a potem trafiają do oferty, umowy, protokołu i faktury bez przepisywania. Pomyłka w adresie poprawiona w karcie klienta znika ze wszystkich kolejnych dokumentów.
Od czego zacząć
Od dwóch, trzech dokumentów, które przygotowujesz najczęściej. Przyślij je, a zamienię je we wzory z polami i podepnę do karty klienta. Kolejne wzory dochodzą wtedy, gdy są potrzebne.
Więcej o systemach na stronie systemy dla firm, a o tym, kiedy firmie przestaje wystarczać arkusz, we wpisie CRM dla małej firmy. Napisz przez formularz, jakie dokumenty przygotowujesz najczęściej.