Od czego zależy cena obsługi informatycznej małej firmy

Cena obsługi informatycznej małej firmy zależy od liczby osób i urządzeń, od liczby domen, skrzynek i licencji do pilnowania, od wymaganego czasu reakcji, od tego, czy informatyk ma przyjeżdżać, i od stanu, w jakim zastaje firmę. Kwot nie podaję, bo ten sam zakres w dwóch firmach potrafi wymagać zupełnie innej ilości pracy. Zamiast cennika opisuję trzy modele rozliczenia, rzeczy, które podnoszą i obniżają cenę, i sposób porównania ofert.

Trzy modele rozliczenia

U mnie pojedyncze sprawy rozliczam za czas pracy, bez minimalnego abonamentu: ustawienie poczty, przeniesienie domeny, odzyskanie dostępu. Stała opieka to umowa roczna albo miesięczna, w której są odnowienia, kopie zapasowe, aktualizacje i bieżące sprawy. Jedno nie wyklucza drugiego: wiele firm zaczyna od jednej sprawy, a stałą opiekę bierze dopiero wtedy, gdy widzi, ile rzeczy się powtarza.

Co podnosi cenę

• Liczba osób i urządzeń. Każdy laptop, telefon i konto to rzecz, która może się zepsuć albo wymagać zmiany.
• Liczba domen, skrzynek i licencji. Każda ma swój termin odnowienia i swoje ustawienia.
• Czas reakcji zapisany w umowie. Gwarancja odpowiedzi w godzinę kosztuje więcej niż odpowiedź tego samego dnia.
• Wizyty na miejscu. Dojazd to czas, który w pracy zdalnej odpada.
• Praca poza godzinami: wieczorem, w weekend, w święta.
• Znaczenie systemów dla firmy. Sklep internetowy, który zarabia w nocy, wymaga innej uwagi niż strona wizytówka.
• Własny serwer, sieć w biurze i drukarki sieciowe.
• Stan wyjściowy. Firma, w której nikt nie wie, gdzie jest domena i kto ma hasło do poczty, potrzebuje najpierw porządków.

Co obniża cenę

• Porządek w dostępach: menedżer haseł firmy i lista kont z datami odnowień.
• Usługi w chmurze zamiast własnych serwerów.
• Podobny sprzęt i oprogramowanie u wszystkich pracowników.
• Jedna osoba w firmie, która zbiera sprawy i rozmawia z informatykiem.
• Zgłoszenia opisane konkretnie: co się stało, kiedy, na którym komputerze, ze zrzutem ekranu.

Ostatni punkt wygląda na drobiazg, ale skraca każdą sprawę. „Nie działa poczta” wymaga pół godziny dopytywania. „Od rana Outlook na laptopie Ani pyta o hasło, na telefonie poczta działa” to często pięć minut pracy.

Dwie firmy po pięć osób

Pierwsza: biuro projektowe, wszyscy na laptopach z tym samym systemem, poczta i pliki w jednym pakiecie w chmurze, dostępy w menedżerze haseł, jedna domena. Druga: firma handlowa z magazynem, dwie domeny po dawnych markach, poczta częściowo na starym hostingu, drukarka etykiet podłączona do jednego komputera, sklep na WordPressie z kilkunastoma wtyczkami i program magazynowy zainstalowany lokalnie. Obie mają po pięć osób. Druga wymaga kilka razy więcej pracy co miesiąc, a pierwszy miesiąc w niej to głównie porządki. Dlatego wycena „za osobę” bez rozmowy o tym, co firma ma, zwykle mija się z rzeczywistością, w jedną albo w drugą stronę.

Pierwszy miesiąc jest najdroższy

Przy nowej firmie najwięcej pracy idzie na początek: spisanie, co jest, gdzie i na kogo, przeniesienie dostępów na firmę, ustawienie kopii i zabezpieczeń, poprawki rzeczy, które od lat działały „jakoś”. To jednorazowy wysiłek. Po nim stała opieka sprowadza się do pilnowania terminów, aktualizacji i spraw bieżących, a te zajmują dużo mniej czasu. Dobra oferta pokazuje ten podział osobno, zamiast doliczać porządki do miesięcznej stawki na zawsze.

Zdalnie czy na miejscu

Większość spraw w małej firmie da się załatwić zdalnie: pocztę, domenę, konta, kopie, stronę i ustawienia na komputerze przez program do zdalnego dostępu, który pracownik uruchamia sam i widzi, co się dzieje. Przyjazd przydaje się przy sprzęcie, sieci w biurze i drukarkach. W Krakowie i okolicy przyjeżdżam, gdy sprawa tego wymaga, a firmy z innych miast obsługuję zdalnie. Praca zdalna jest tańsza dla klienta, bo nie płaci za dojazd, i szybsza, bo zaczyna się od razu po telefonie.

Licencje to osobny koszt

Obsługa informatyczna to praca. Oprogramowanie, z którego firma korzysta, to osobne opłaty u producentów: pakiet biurowy w Microsoft 365 albo Google Workspace, licencje wtyczek do strony, na przykład Elementora Pro, usługa kopii zapasowych, czasem program antywirusowy. Zapytaj, czy cena obsługi je obejmuje, czy są fakturowane osobno, i na kogo są wykupione. Licencja na konto informatyka to kłopot przy zmianie informatyka.

Jak to wygląda u moich klientów

Dla Verhagen Kraków prowadzę stałe wsparcie informatyczne razem z licencjami i wtyczkami na stronie. Dla WinoSens obsługuję firmową pocztę na domenie winosens.pl. Dla DBAR, firmy doradczej, w rocznej opiece są hosting, cztery domeny, certyfikaty SSL, wtyczki i skrzynka pocztowa. Każdy z tych zakresów jest inny, więc i rozliczenie wygląda inaczej. Terminy odnowień we wszystkich trzech firmach pilnuje system, który sam przypomina o nich z wyprzedzeniem.

Jak porównać oferty

• Lista tego, co obejmuje cena: konkretne usługi, liczba urządzeń, czas reakcji.
• Czas reakcji w umowie, a nie w rozmowie.
• Kto ma dostęp do kont firmy i gdzie są zapisane hasła.
• Co się dzieje przy rozstaniu: jak i w jakim czasie dostaniesz wszystkie dostępy i dokumentację.
• Czy dostaniesz krótki raport z wykonanych prac, co miesiąc albo po każdej sprawie.
• Ile kosztuje praca ponad zakres i dojazd.

Sygnały ostrzegawcze

Ostrożnie podchodź do ofert, w których zakres opisano jednym hasłem w rodzaju „pełna obsługa IT”, bez listy usług. Do umów na kilka lat z karami za wcześniejsze zakończenie. Do sytuacji, w której hasła do Twojej domeny i poczty zna tylko informatyk. Do propozycji zaczynających się od zakupu serwera i sprzętu, zanim ktoś zobaczy, jak pracujesz. Dobry informatyk najpierw pyta, potem proponuje, a czasem mówi, że wystarczy gotowa usługa bez jego udziału.

Jeśli prowadzisz firmę sam, zacznij od wpisu o tym, co zlecić informatykowi w firmie jednoosobowej. Kopie zapasowe, które powinny być w każdej umowie opieki, opisałem we wpisie o zasadzie 3-2-1. Wycenę obsługi dla Twojej firmy dostaniesz po krótkiej rozmowie. Napisz przez formularz, ile osób pracuje w firmie i z czego korzystacie, a więcej o zakresie przeczytasz na stronie pomoc IT dla firm.