Zanim podziękujesz poprzedniej firmie za współpracę, zbierz dostępy do sześciu rzeczy: domeny, hostingu, poczty, panelu strony, kont Google i płatnych licencji. Do tego dochodzą prawa autorskie do projektu. Najważniejsza jest domena: kto nią zarządza, ten decyduje, dokąd prowadzi adres Twojej firmy i gdzie trafiają Twoje maile. Tę listę przechodzę z klientami, którzy przychodzą do mnie od innego wykonawcy.
1. Domena: sprawdź, kto jest abonentem
Domenę .pl rejestruje się u rejestratora, czyli firmy współpracującej z NASK, który prowadzi rejestr domen .pl. Właścicielem w sensie prawnym jest abonent: osoba albo firma, która podpisała umowę z rejestratorem. Jeśli abonentem jest agencja, domena formalnie nie należy do Twojej firmy, nawet jeśli płacisz za nią co roku.
Abonenta sprawdzisz w panelu rejestratora albo pytając go wprost. Potem są dwie różne sprawy:
- Zmiana rejestratora, czyli przeniesienie obsługi domeny do innej firmy. Potrzebny jest kod AuthInfo, który abonent dostaje od obecnego rejestratora. Abonent się przy tym nie zmienia. Według NASK transfer można zacząć najwcześniej 5 dni od rejestracji domeny albo od poprzedniego transferu.
- Zmiana abonenta, czyli przepisanie domeny z agencji na Twoją firmę. Agencja przekazuje wtedy swoje prawa i obowiązki z umowy o domenę. Bez jej zgody to nie przejdzie, dlatego od tej sprawy zacznij rozmowę.
Przy domenach .com i .eu zasada jest podobna, tylko kod do przeniesienia nazywa się zwykle kodem EPP albo Auth Code.
2. DNS: zapisz rekordy, zanim cokolwiek przeniesiesz
Strefa DNS mówi światu, gdzie stoi strona i dokąd trafia poczta. Rekord A wskazuje serwer strony, rekordy MX skrzynki pocztowe, a rekordy TXT trzymają między innymi zabezpieczenia poczty (SPF, DKIM, DMARC) i potwierdzenia własności, na przykład dla Google Search Console. Przy websly.pl własność domeny w Search Console potwierdziłem właśnie rekordem TXT.
Zanim zmienisz rejestratora albo serwery DNS, zrób zrzut ekranu albo eksport całej strefy. Gdy przy przeprowadzce zginą rekordy MX, poczta przestaje dochodzić. Zgubiony rekord TXT od Google odbiera dostęp do Search Console.
3. Hosting: pliki, baza danych i kopia
Hosting to serwer, na którym leżą pliki strony i baza danych. Najlepiej, żeby konto hostingowe było założone na Twoją firmę i opłacane z Twojej karty. Wtedy zmiana wykonawcy oznacza dodanie nowej osoby do konta, bez przeprowadzki.
Jeśli strona leży na serwerze agencji, poproś o pełną kopię: pliki i eksport bazy danych z tego samego dnia. Sama kopia plików nie wystarczy, bo w bazie są teksty, wpisy, zamówienia i ustawienia.
4. Poczta firmowa
Sprawdź, gdzie działa poczta: na tym samym hostingu co strona, w Google Workspace, w Microsoft 365 czy w innej usłudze. Potrzebujesz konta administratora poczty. Same hasła do pojedynczych skrzynek nie pozwolą dodać nowej osoby ani zmienić ustawień domeny. Jeśli poczta jest na hostingu, który zmieniasz, skopiuj skrzynki przed przeprowadzką i dopiero potem przestaw rekordy MX.
5. Panel strony i płatne licencje
Przy WordPressie potrzebujesz konta z rolą administratora, założonego na Twój adres e-mail. Konto agencji z hasłem przekazanym w mailu to za mało, bo agencja może je w każdej chwili zmienić. Poproś też o listę płatnych wtyczek i motywów, na przykład Elementor Pro, z datami odnowienia. Licencje często są zarejestrowane na konto agencji i trzeba je przenieść albo kupić na nowo.
Przy stronie pisanej od zera poproś o kod źródłowy razem z bazą danych i o krótki opis, jak uruchomić stronę na innym serwerze. Z tym następny wykonawca poradzi sobie bez zgadywania.
6. Konta Google
- Google Search Console: zostań właścicielem zweryfikowanym. Najprościej przez rekord TXT w DNS, bo wtedy dostęp jest związany z Twoją domeną i przetrwa zmianę agencji.
- Google Analytics: rola administratora w usłudze, żeby dane z poprzednich lat zostały u Ciebie, gdy agencja zamknie swoje konto.
- Profil Firmy w Google, czyli wizytówka w Mapach: Twoja firma powinna być głównym właścicielem. Agencja dodaje Cię jako właściciela, a po 7 dniach może przenieść na Ciebie rolę głównego właściciela. Tak opisuje to pomoc Google.
- Konto Google Ads i strona na Facebooku, jeśli agencja prowadziła reklamy: dostęp administratora i płatności na Twoją kartę.
7. Prawa autorskie do projektu i kodu
Tej części nie widać w żadnym panelu, a potrafi zablokować przebudowę strony. Według ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53) i obejmuje pola eksploatacji wyraźnie wymienione w umowie (art. 41 ust. 2). Jeśli w umowie z agencją nie ma takiego zapisu, prawa do projektu i kodu, a często też do tekstów, formalnie zostały po stronie wykonawcy. Ty korzystasz ze strony na podstawie licencji.
Na co dzień nikomu to nie przeszkadza. Kłopot pojawia się, gdy nowy wykonawca ma przebudować stronę albo gdy rozstanie z agencją kończy się sporem. Dlatego przy rozstaniu poproś o pisemną umowę przenoszącą prawa, z wymienionymi polami eksploatacji, na przykład: utrwalanie i zwielokrotnianie, wprowadzanie do pamięci komputera, publiczne udostępnianie w internecie, wprowadzanie zmian. Umowa podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważna papierowej. Przy sporze idź do radcy prawnego, a ja pomogę ustalić, co technicznie trzeba przenieść.
Lista do wysłania poprzedniej firmie
Możesz ją skopiować do maila:
- kod AuthInfo do domeny albo zgoda na zmianę abonenta, jeśli abonentem jest agencja,
- eksport strefy DNS,
- pełna kopia strony: pliki i baza danych z tego samego dnia,
- przeniesienie konta hostingowego albo dostęp do niego,
- konto administratora poczty,
- konto administratora w panelu strony, założone na mój adres e-mail,
- lista płatnych wtyczek i licencji z datami odnowienia,
- dostęp właściciela w Google Search Console i administratora w Google Analytics,
- przeniesienie roli głównego właściciela Profilu Firmy w Google,
- umowa przenosząca autorskie prawa majątkowe do projektu i kodu, jeśli jej nie było.
Jeśli coś z tej listy utknęło, napisz do mnie. Pomogę ustalić, kto co ma, i przenieść stronę tak, żeby poczta i Google działały bez przerwy. Przejmuję też strony zrobione przez innych, więcej o tym na stronie o stronach internetowych.